「電子カルテを入れたい」と思ったとき、先にツールを比較してしまいがちです。でも、現場で何が困っているかを整理しないまま導入すると、使わなかったり、問題が別の形で残ったりします。ツールより先に課題を言語化する。その順番だけで、判断の精度が変わります。
現場の課題を洗い出す前に確認しておくこと
「不便」と「課題」は別物として扱う
現場で感じる「不便さ」は、必ずしもカルテ管理の問題とは限りません。たとえば「カウンセリングに時間がかかる」という不満は、記録の仕方の問題なのか、質問項目の設計の問題なのか、前回情報が参照しにくい構造の問題なのか、原因が分かれます。
不便を感じている場面を「何をしているときに」「何が足りないから」起きるのか、2段階に分けて考えてみてください。この分解ができると、電子カルテに求める機能の優先順位が具体的になります。
逆に言えば、課題が「紙の管理に限界がある」というだけの認識で止まっていると、ツールを変えても根本は変わらないかもしれません。「何が足りないのか」まで絞り込んでおくことが、導入後に使い続けられるかどうかに直結します。
課題が「誰の問題」かを分ける
施術者一人が使う場面の課題なのか、複数スタッフ間での情報共有の課題なのかで、必要なツールの機能が変わります。1人オーナーサロンと、スタッフが複数いる店舗では、同じ「カルテ管理が大変」という課題でも解決策が異なります。最初に「誰が困っているか」を整理しておくと、ツールに求める条件を絞りやすくなります。
記録業務の流れを時系列で書き出す
施術の前・中・後で何をしているかを可視化する
課題を探すより先に、現在の記録業務の流れを時系列で書き出してみてください。「来店 → カウンセリング → 施術 → 会計 → 記録」という流れのどこで何を記録しているか、実際の順番を紙に書き出すだけで、見えていなかったボトルネックが見つかることがあります。
たとえば「会計後に紙カルテを書いている」なら、記録が後回しになって内容が薄くなりやすい構造です。「施術中にメモして、あとで清書している」なら二重手間が生じている可能性があります。
時系列を見える状態にしておくと、「どこで記録すれば一番正確か」「どこを電子化すると負担が減るか」という問いが立てやすくなります。ツールを選ぶ基準は、この問いに答えられるかどうかで決まります。
記録されていない情報を洗い出す
現行の紙カルテや管理シートを見て、「本当は記録したいのに書けていない」情報を探してください。施術後のモチや仕上がりのニュアンス、お客様の感想、次回変更したい部分などは、欄がなければ記録されません。欄があっても書く時間がなければ空欄になります。記録されていない情報こそ、現場の課題の手がかりになります。
トラブルが起きた場面から課題を逆引きする
「以前と違うと言われた」「担当が変わって情報が引き継げなかった」「アレルギーの注意事項を見落とした」といった出来事は、記録の構造的な問題を示していることが多いです。トラブルが起きた場面を振り返り、「何の情報があれば防げたか」を考えると、カルテに必要な項目と優先順位が見えてきます。
課題の洗い出しは、理想を描くより「防げたはずのミス」から遡る方が具体的になります。過去の出来事を3〜5件ほど書き出し、共通する原因を探してみてください。「記録がない」「記録があるが探せない」「記録があるが共有されない」の3パターンに分類できることが多いです。
このうちどれが主な問題かによって、必要なツールの要件が変わります。「記録がない」なら入力のしやすさ、「探せない」なら検索や参照のしやすさ、「共有されない」なら複数ユーザーへの対応が重要になります。
この記事はLASH KARTEを運営する株式会社07が作成しています。関連する機能や使い方は、LASH KARTEの詳細を見るから確認できます。
ツールに求める条件を「できないこと」から整理する
現行運用で解決できていないことだけをリストアップする
課題が整理できたら、それを「現在の運用では解決できない理由」と一緒に書き出してください。たとえば「過去の施術履歴を素早く確認したい」という課題は、紙カルテを時系列で綴じてある場合でも対応できることがあります。電子カルテが必要なのは、その方法では限界がある場面です。
LASH KARTEの場合、顧客検索や前回の施術記録を引き継いだカルテ作成、EyeMapを含む写真・デザインの記録、スマホとPC両方からのクラウドアクセスが確認されている機能です。これらに対応する課題が現場にあるかどうかを確認してください。
逆に、今の紙運用でうまくいっている部分は無理に変える必要はありません。「全部を電子化しなければならない」という前提を外すと、何を電子カルテに任せるかが決まりやすくなります。
Freeで試せる範囲を課題の検証に使う
LASH KARTEのFreeプランは月額0円・期間制限なし・顧客50人・写真100枚・添付1GBで利用できます。1店舗・1ユーザーの構成なので、複数スタッフでの共有を試す用途には向きません。ただ、記録の作り方・参照のしやすさ・写真の登録感など、「実際に使ってみないと分からない部分」の確認には使えます。課題を整理した後、自分の店舗の条件に合うかどうかをFreeの範囲で検証するという使い方が現実的です。
課題整理の結果をもとに「導入する・しない・保留する」を判断する
導入を急がない判断も課題整理の成果
課題を洗い出した結果、「今すぐ変える必要はない」という結論になることもあります。たとえば顧客数が少なく、一人で全記録を管理できていて、トラブルも起きていない場合は、現行運用の改善で十分かもしれません。電子カルテは目的ではなく手段です。課題と現行運用の限界を対比した上で、導入の優先度を判断してください。
一方、「担当が変わると情報が伝わらない」「以前の施術内容を確認するのに時間がかかる」「写真が撮りっぱなしで紐付いていない」といった課題が複数ある場合は、ツールの導入で構造的に改善できる可能性があります。
保留にする場合は条件を明文化する
「今は入れないが、○○が起きたら導入を検討する」という条件を決めておくと、後から判断がぶれにくくなります。たとえば「顧客数が一定を超えたとき」「スタッフが増えたとき」「担当変更によるトラブルが再発したとき」といった具体的な条件です。漠然と「そのうち」ではなく、トリガーを決めておく方が実務的です。
よくある質問
課題を洗い出すのに、どれくらいの時間をかければいいですか？
時系列の書き出しと過去のトラブルの振り返りを合わせても、1〜2時間程度で一通りの整理はできます。ただし、スタッフが複数いる場合は各自の「困っている場面」を聞き取る時間が別途必要です。完璧な課題表を作ることより、「何が一番の問題か」を1〜3項目に絞ることが目的なので、深掘りしすぎず、ある程度のところで判断に移る方が実務的です。
課題が「紙の管理が大変」という感覚的なものしかない場合はどうすれば？
「大変」という感覚を、「何をしているときに」「何分かかっているか」「何が見つからないか」という具体的な行動に言い換えてみてください。たとえば「カルテを探すのに時間がかかる」なら、探す場面・探す頻度・何のために探すかを書き出すと課題が具体的になります。感覚を否定する必要はなく、行動として見える状態に変換することが目的です。
課題がないように思えるのに、周囲が電子カルテを使い始めていて不安です
他店の動向は判断材料の一つですが、自店の課題がないなら急ぐ理由はありません。ただ、「課題がない」と感じている場合でも、「記録されていない情報」や「起きたが見過ごしていたトラブル」が存在することもあります。現行のカルテを見て、空欄や記録のばらつきがあるかどうかを確認するだけで、潜在的な課題が見えてくることがあります。
課題は整理できたが、LASH KARTEが合うかどうかをどう判断すればいいですか？
整理した課題と、LASH KARTEの確認済み機能を照合してください。顧客検索・施術履歴の参照・写真やEyeMapの記録・前回記録の引き継ぎ・スマホとPCでのクラウドアクセスが主な機能です。Freeの範囲（顧客50人・写真100枚・1ユーザー）が自店の規模に合うかも確認ポイントです。複数スタッフで共有したい場合は、Freeの1ユーザーでは対応できないため、共有が必要かどうかを課題整理の段階で明確にしておくと判断しやすくなります。
まとめ
電子カルテ導入前の課題整理は、3つの手順で進めると整理しやすいです。まず、記録業務の流れを施術前・中・後に分けて書き出す。次に、過去に起きたトラブルや「本当は記録したかった情報」を洗い出し、「記録がない・探せない・共有されない」のどれが問題かに分類する。最後に、現行運用では解決できない理由を書き添えて、ツールに求める条件を絞る。
この手順を踏むと、「何のために電子カルテを入れるか」が明確になります。LASH KARTEのFreeは無料・期間制限なしで使えるため、課題を整理した後に実際の操作感を確認する用途に向いています。ただし1ユーザー構成のため、スタッフ間の共有が課題の中心にある場合は、複数ユーザーへの対応が必要かどうかも含めて検討してください。
LASH KARTEのFreeから試す
Web・iPhoneのFreeは正式公開済みです。月額0円・期間制限なしで、1店舗・1ユーザー、顧客50人・写真100枚・添付1GBまで利用できます。容量や機能がすべて無制限という意味ではありません。最新の利用条件は公式サイトをご確認ください。
アプリの入手とサービスの利用開始は別です。アカウント登録・メール確認・店舗設定が必要です。
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