「顧客を検索して前回の記録を開く」という流れは、カウンセリング開始前に終わらせておきたい操作です。LASH KARTEでは、顧客検索から施術履歴・写真・EyeMapを確認し、前回の内容を引き継いだカルテ作成をそのまま開始できます。どの手順で進めるか、何を確認してから開くかを整理しておきましょう。
この記事はLASH KARTEを運営する株式会社07が作成しています。関連する機能や使い方は、LASH KARTEの詳細を見るから確認できます。
顧客検索でお客様を絞り込む前に決めておくこと
検索を始める前に、「何の情報で絞り込むか」を決めておくと操作がスムーズになります。LASH KARTEでは顧客情報・検索機能が備わっており、名前やフリガナなどを使ってお客様を探せます。似た名前や同姓のお客様がいるサロンでは、検索結果が複数件になることがあるため、開く前に本人確認の手がかりを用意しておく必要があります。
検索に使う情報を事前に確認しておく
予約票や受付メモに記載されている名前の表記が、LASH KARTEに登録された表記と一致しているかを先に確認しましょう。たとえば「佐藤」と登録されているお客様を「サトウ」で検索した場合、フリガナと漢字のどちらで登録されているかによって結果の出方が変わる可能性があります。登録時の表記ルールをサロン内で統一しておくと、このずれを防げます。
Freeプランでは顧客登録の上限が50人です。登録件数が上限に近づいているときは、検索結果がゼロになる原因として「そもそも未登録だった」という可能性も考えられます。検索前に登録状況を把握しておくと、トラブル時の切り分けが早くなります。
同姓・似た名前の対処を先に決める
検索結果に複数件ヒットした場合、どの情報で本人を確認するかを施術前に決めておく必要があります。電話番号、生年月日、前回来店日などをカルテの顧客情報欄に登録しておけば、開く前に照合しやすくなります。取り違えたまま前回記録を参照すると、アレルギー情報や施術内容の確認が全く別の方のものになるリスクがあります。
検索結果からお客様のカルテ画面を開く手順
顧客を絞り込んだあとは、該当するお客様のカルテ画面を開きます。LASH KARTEの顧客詳細画面では、施術履歴の一覧が時系列で確認できます。最も新しい記録が「前回の施術記録」になります。複数回来店しているお客様の場合、履歴が積み重なっているため、開きたいのが直近の記録なのか特定の日付の記録なのかを意識してから操作しましょう。
施術履歴の一覧で確認できる内容
履歴一覧には、来店日ごとの記録が並びます。各記録には施術内容、使用した本数やカール・長さのデザイン情報、担当者のメモ、EyeMap、写真などが含まれています。カウンセリング前に前回記録を確認する目的であれば、最新の履歴を開いて「前回どのデザインだったか」「注意事項はあるか」を把握することが主な作業になります。
写真とEyeMapが記録されている場合は、テキスト情報だけでは伝わりにくい細部を視覚的に確認できます。「前回と同じでお願いします」というオーダーに対しても、写真とEyeMapが揃っていれば、担当者が変わっても同じデザインを再現しやすくなります。
前回記録を開く前に確認すべきポイント
履歴を開いた後は、まず注意事項・アレルギー情報を先に確認してください。施術の可否に関わる情報が含まれている場合、デザインの確認より優先度が高くなります。続いてデザイン、前回のオーダーメモの順に確認するフローを決めておくと、カウンセリングに入るタイミングでの見落としを減らせます。
前回の内容を引き継いだカルテ作成を始める判断基準
前回記録の確認が終わったら、今回の施術カルテを作成します。LASH KARTEでは前回の記録を引き継いでカルテを作成できる機能があります。ただし「引き継ぐ」と「前回と全く同じ内容で確定する」は違います。引き継いだ状態で今回の変更点を上書き・追記するのが基本的な使い方です。
引き継ぎが有効な場面と、一から入力すべき場面
前回と同じデザイン・同じ施術内容がほぼ変わらない場合は、前回を引き継いだカルテ作成が効率的です。一方、デザインを大きく変更する場合や、使用する商材・本数が大きく異なる場合は、前回の内容を引き継いだまま修正が多くなるより、必要な箇所だけ参照しながら新規入力した方が誤記録のリスクが低くなることがあります。どちらが適切かは、変更の量と性質によって判断してください。
初めての来店から数回以内のお客様の場合、前回記録の蓄積が少ないため引き継ぎ元の情報そのものが限られます。この時期は特に、当日確認した情報を丁寧に追記していくことがカルテの精度を高める上で重要です。
引き継ぎ後に必ず確認・更新する項目
引き継いだカルテには、前回の日付・デザイン・メモがそのまま入っている状態になります。今回の施術日、実際に施術したデザイン、当日確認した注意事項の変化（アレルギーの有無・体調の変化など）は必ず更新してください。特にアレルギーや敏感肌に関する情報は、前回と変化していないかをお客様に確認した上で記録を更新するのが安全です。
写真・EyeMapを前回記録から参照するときの注意点
LASH KARTEでは施術写真とEyeMapを記録・参照できます。前回記録を開いたとき、写真やEyeMapが保存されていれば比較の参考にできますが、いくつか注意点があります。
まず、撮影条件が前回と揃っていない場合は、写真を並べても正確な比較が難しくなります。光の向き、距離、角度が変わると、同じデザインでも見え方が変わります。撮影条件を統一するルールをサロンで決めておくと、前回記録を参照するときの判断精度が上がります。
EyeMapを前回記録と今回で照合するポイント
EyeMapは目の形に合わせて本数・カール・長さのバランスを記録するための機能です。前回のEyeMapと今回のオーダーを照合する際は、変更したい部分と維持したい部分を分けて確認しましょう。「全体的に少し長くしたい」「目頭側を控えめにしたい」といった細かい変更は、口頭だけでなくEyeMapと文章の両方で記録すると、次回以降の参照がさらに正確になります。
Freeプランでは写真の保存枚数の上限が100枚です。登録顧客が増えるにつれて上限に近づく可能性があるため、どのタイミングでプランを見直すかの判断基準を持っておきましょう。
スタッフが複数いるサロンで顧客検索・記録参照をそろえる考え方
Freeプランは1ユーザーでの利用を前提とした構成です。複数のスタッフがカルテを参照・入力するには、スタッフ共有に対応したプランが必要です。1ユーザーのFreeだけで複数スタッフが同時に使う運用は想定されていません。
複数スタッフで運用することを検討しているなら、プラン選択の段階でこの点を確認しておくことが重要です。現時点でFreeを試しているサロンであれば、スタッフが増えたタイミングや担当変更が増えてきたタイミングが、プランを改めて検討するひとつの基準になるはずです。
担当変更時に前回記録を引き継ぐために必要な記録の質
担当スタッフが変わっても前回記録をスムーズに参照できるかどうかは、記録の質に左右されます。「Cカール・11mm・80本」のような数値情報だけでなく、「右目の目頭に炎症歴あり、念のため確認が必要」「カールをやや緩め希望」といった背景情報が残っていると、次の担当者がカウンセリングで確認すべき点を見落としにくくなります。
記録の粒度はサロン全体でそろえておく必要があります。担当ごとに記録量が大きく異なると、記録が少ない担当回を引き継いだとき、前回記録の参照精度が落ちます。
よくある質問
Q. 顧客を検索しても見つからないときはどうすればいいですか？
まず検索に使った表記が登録時の表記と一致しているかを確認してください。漢字・フリガナ・表記のゆれが原因で検索結果に出ないケースがあります。次に、Freeプランでは顧客登録の上限が50人のため、上限に達している場合は新規登録ができない状態になっている可能性があります。登録件数を確認し、上限に近い場合はプランの見直しを検討するか、不要な顧客データを整理する判断が必要です。名前以外の情報で登録されている可能性も含めて確認してみてください。
Q. 前回記録を引き継いでカルテを作成すると、前回のデータが上書きされますか？
LASH KARTEでは前回の記録を引き継いで新しいカルテを作成できます。これは前回のカルテを直接書き換えるのではなく、前回の内容を元に今回の新しいカルテを作成する操作です。施術履歴は来店ごとに積み重なる形で記録されるため、過去の記録が消えることはありません。ただし操作を誤って前回のカルテを直接編集・保存した場合は履歴が変わる可能性があります。今回の記録を新規で作成しているのか、過去のものを編集しているのかを操作中に確認する習慣をつけましょう。
Q. EyeMapを記録していない場合、前回記録から参照できる情報は何ですか？
EyeMapが保存されていない場合でも、テキストで入力された施術内容・使用したカール・長さ・本数・担当者メモ・写真は参照できます。写真が残っていればデザインの視覚的な確認は可能ですが、EyeMapがあるときと比べて目の部位ごとの細かい記録が読み取りにくくなります。EyeMapの記録を省いていたサロンが後から記録を充実させる場合は、今後の来店から入力を始め、蓄積を増やしていく方法が現実的です。過去の来店分にさかのぼって入力するかどうかは、業務負荷と優先順位を考えて判断してください。
Q. 顧客検索から前回記録を開く一連の操作は、スマホとPCで違いがありますか？
LASH KARTEはスマホ（iPhone）とPCのWeb版に対応しており、同じアカウントでクラウド上のデータを参照できます。画面サイズの違いから操作の見た目は異なりますが、顧客検索・施術履歴の参照・カルテ作成という基本的な流れは共通しています。施術中はスマホで操作する場面が多い一方、登録作業や詳細確認はPC画面の方が見やすいと感じるケースが一般的に多いようです。どちらの端末を主に使うかは現場の環境に合わせて決めてください。両方を状況によって使い分けることも可能です。
まとめ
顧客検索から前回記録を開く操作は、カウンセリング開始前に完了させるのが基本です。まず検索に使う情報の表記が登録と一致しているかを確認し、複数件ヒットした場合は本人確認の情報を照合してから開きましょう。前回記録を開いたら、注意事項・アレルギー情報を最初に確認し、次にデザインと前回のオーダーメモを確認する順序を決めておくと見落としが減ります。
前回記録を引き継いでカルテを作成する場合は、今回の施術日・変更点・当日確認した情報を必ず更新してください。写真とEyeMapが揃っていれば担当変更時の再現精度も上がりますが、撮影条件が揃っていないと比較の精度が落ちる点は注意が必要です。まずFreeプランで顧客検索と記録参照の流れを実際に操作して確認するのが、最もわかりやすい判断基準になります。
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Web・iPhoneのFreeは正式公開済みです。月額0円・期間制限なしで、1店舗・1ユーザー、顧客50人・写真100枚・添付1GBまで利用できます。容量や機能がすべて無制限という意味ではありません。最新の利用条件は公式サイトをご確認ください。
アプリの入手とサービスの利用開始は別です。アカウント登録・メール確認・店舗設定が必要です。
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